Les besoins d’un espace de coworking

Nous avons rencontré Hélène JAFFRELOT, responsable Développement Bretagne @Novapuls lors du Go Invest à Rennes l’année dernière. Novapuls (filiale de Sodero Gestion, le gestionnaire de fonds de la Caisse d’Epargne Bretagne Pays de la Loire) accompagne les startups dans leurs ambitions d’accélération commerciale, de structuration d’équipe et de levée de fonds. Et l’antenne Rennaise de Novapuls venait d’ouvrir ses tous nouveaux locaux, au pied de la gare de Rennes.

Réservation des salles

En visitant ces locaux flambant neufs, on constate tout de suite une « petite curiosité » : des post-it collés sur les portes ou cloisons des salles de réunion. Voilà comment se faisait les réservations de salles, ce qui, on s’en doute, ne satisfaisait ni les occupants, ni Hélène qui n’avait aucune vision sur l’utilisation des espaces. Le post-it ne dit pas non plus si la salle est occupée ou pas, et par qui !

Présence des occupants et accueil des visiteurs

L’autre problématique évoquée par Hélène concernait l’accueil des visiteurs qui n’avaient pas d’information à l’entrée sur site, sur la présence ou non des startups et résidents qu’ils venaient rencontrer.

Le Smart Office: simplifier l’utilisation des espaces

Nous avons proposé notre solution SaaS de gestion d’espaces de travail afin d’adresser trois problématiques. Il s’agissait tout d’abord de mettre en place notre système de réservation intelligente des salles de réunion et bureaux afin de simplifier le partage des ressources et répondre au besoin premier. Le deuxième axe concernait la mesure et l’analyse de l’occupation réelle afin d’adapter les espaces par rapport aux attentes des utilisateurs. Enfin, nous avons répondu au besoin de mise en avant des occupants pour l’accueil des visiteurs.

Réservation intelligente

L’application permet la réservation en quelques clics de salles de réunion, la visualisation de l’état d’occupation réelle de celles-ci sur une carte dynamique, ainsi que des rapports de réservation et d’occupation détaillés.

Novapuls y a vu plusieurs avantages :

• Pas besoin de confirmer sa présence à un bureau ou dans une salle de réunion, la détection étant automatique.
• Plus de salle « bloquée » quand elle est réservée mais non occupée ; la réservation est libérée automatiquement.
• Les occupants d’une salle ne sont plus dérangés pendant leur réunion car les autres utilisateurs sont informés que la salle est occupée.

Analyse de l’utilisation des espaces

La mesure de l’occupation se fait via notre service de détection qui permet d’identifier précisément l’utilisation des ressources, de collecter des statistiques anonymisées et de fournir des rapports détaillés. Elle vient complémenter les informations de demande de réservation et permet d’identifier les problématiques de “no-show” ou le taux de remplissage des salles de réunion.

Affichage dynamique: mettre en avant les utilisateurs

Pour l’accueil, nous avons proposé d’utiliser l’écran se situant à l’entrée pour y afficher la liste des startups et le nom des occupants lorsqu’ils étaient présents.

Les bénéfices du Smart Office

Les post-it ont disparu et les utilisateurs apprécient la facilité, la fiabilité et la rapidité d’usage de l’application.

Bénéfice supplémentaire, grâce aux mesures d’occupation réelles, Hélène a pu détecter qu’une partie des postes de travail avait un taux d’utilisation faible et pourraient alors être proposés à la réservation externe, pour leurs experts partenaires par exemple. Notre solution permettant aussi la réservation de bureaux, cette nouvelle opportunité d’usage pourra alors facilement se concrétiser.

Retour client sur notre prestation

Le principal challenge a été le délai. En effet, Hélène souhaitait que la solution soit opérationnelle pour l’inauguration des locaux. Nous n’avions alors que 3 semaines pour déployer la solution et l’application sur les différents équipements utilisateurs (PC et Mac), réaliser les tests fonctionnels et les actions de formation. Nous avons livré en temps et en heure.

Nous continuons d’accompagner Novapuls en intégrant de nouvelles fonctionnalités suite aux retours et demandes d’améliorations qu’Hélène et les utilisateurs nous ont fait depuis le lancement de la solution.

En résumé voici ce que dit Hélène après quelques mois d’utilisation :

« Nous avons choisi Twinsys, qui nous permet de gérer la réservation de nos salles de réunion et espaces de confidentialité.

Un service que nos occupants (startups et partenaires experts) ont rapidement intégré à leurs outils du quotidien et qui nous permet même de communiquer auprès de nos visiteurs.

Twinsys a parfaitement répondu à notre besoin et a même été plus loin en nous proposant une solution complète de réservation, détection et analyse qui va nous permettre d’optimiser la gestion de nos espaces.

Quel plaisir de travailler avec une équipe toujours disponible et force de proposition et de participer (toujours, et différemment à la fois) au développement d’une pépite bretonne ! »

Si vous aussi, vous souhaitez bénéficier d’une solution simple et fiable de gestion de vos espaces de travail, n’hésitez pas à nous contacter ou demander une démo.