ROI : un indicateur essentiel pour franchir le pas

Le Retour sur Investissement (RSI), plus connu sous le terme de ROI en anglais (Return on Investment), est un indicateur clé pour mesurer la pertinence des investissements d’une entreprise. Notre article va vous permettre de mieux comprendre son calcul dans le contexte d’un passage au Flex Office, et notamment la part associée à la digitalisation.

Le coût d’un poste de travail

Pour calculer le ROI d’un passage au Flex Office, il faut prendre en compte le coût d’un poste de travail. Chaque année, l’IDET (Association des Directeurs de l’Environnement de Travail) publie ses indicateurs Buzzy Ratios qui donnent une évaluation de coût et de volume des postes de travail dans le tertiaire. Dans son dernier recueil de ratios, l’IDET observe une hausse de 9.4% en 2022 du coût d’un poste de travail, passant à 13 658€ contre 12 481€ en 2021.

Le coût d’un poste de travail est la somme de plusieurs facteurs (détaillés dans l’infographie ci-dessus). La dépense principale est, sans aucune surprise, celle liée aux loyers, assurances et taxes. Le passage au Flex Office qui facilite le réaménagement et l’optimisation des espaces de bureau, va vous permettre d’économiser sur ces dépenses.

Le Flex Office, ou comment transformer un challenge en opportunité

Le taux de Flex Office est un élément primordial pour connaître votre marge de manœuvre afin d’optimiser les espaces de travail. Pour le calculer, il vous suffit de diviser le nombre de postes de travail disponibles par le nombre total de collaborateurs.

Ce taux fonctionne de manière contre-intuitive, c’est-à-dire qu’un taux de 100% signifie qu’il n’y a pas de Flex Office. Plus vous diminuez ce taux et moins vous avez de postes pour vos collaborateurs. Cela permet de réduire vos espaces ou bien d’accueillir plus de collaborateurs, mais attention à l’embouteillage si vous êtes trop agressif !

Autrement dit, 100% de Flex Office correspond à un collaborateur ayant un bureau attitré tout au long de l’année. Le taux de départ que vous pouvez appliquer est de l’ordre de 90% car il faut considérer les congés et les RTT.

Aujourd’hui, le télétravail a une place importante dans notre quotidien, ce qui va changer considérablement ce pourcentage. Si vos collaborateurs venaient à faire 2 jours de télétravail par semaine, sans utiliser d’application digitale, le taux de Flex Office passerait à 70%. Imaginez déjà les économies que vous pouvez faire en passant de 90% à 70% !

Et la part de la digitalisation dans cette transformation ?

Comme vous l’avez compris, l’optimisation du ROI s’appuie sur la recherche d’économies sur les coûts d’un poste de travail, avec comme principal levier le taux de Flex Office de l’entreprise. Mais qui dit Flex Office dit réaménagement de vos espaces dans un premier temps.

Avec l’adoption massive du télétravail, les besoins de vos collaborateurs ne sont plus les mêmes. En effet, ils vont privilégier un mode de travail en fonction de leur besoin ; par exemple, ils pourront rester chez eux pour être au calme ou au contraire venir sur site pour échanger avec leurs collègues. Dans cette logique, vous opterez pour des espaces plus collaboratifs et flexibles.

Pour vous aider dans cette tâche, une application digitale peut se révéler très utile. En effet, elle vous permet d’optimiser l’utilisation des espaces et ainsi d’améliorer votre taux de Flex Office. A titre d’exemple, elle facilite la réservation de bureaux, salles de réunion, places de parking et différents équipements, et ainsi va faire gagner un temps précieux à vos collaborateurs.

Avec notre expérience, nous estimons qu’une application de pure réservation vous permet de gagner 5% sur votre taux de Flex Office. Si vous rajouter à cela la détection de présence vous gagnez 5% supplémentaire. En reprenant notre exemple avec 2 jours de télétravail par semaine, la digitalisation (réservation + détection de présence) vous permet de passer d’un taux de Flex Office de 70% à 60%. Concrètement, la détection va vous permettre de gérer les “no show” (réservation non honorée) et ainsi de libérer des bureaux ou salles non utilisés.

En somme, le but de la digitalisation est d’assurer une place aux utilisateurs malgré le nombre de places limité.

Pour vous aider à calculer votre ROI, nous avons développé un simulateur. Nous pourrons ainsi vous dire le gain net gagné sur une année. Prenons un exemple, si vous possédez 50 postes de travail et que vous faîtes 2 jours de télétravail par semaine alors on peut estimer une économie de plus 40.000€ par an grâce à notre offre SMART, en libérant ou en affectant à d’autres usages des postes de travail.

                


    
    
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Au-delà des économies faites sur les m2, la digitalisation va vous permettre d’avoir des données fiables sur l’utilisation de vos espaces et ainsi générer des bénéfices supplémentaires qu’ils soient quantifiables ou non.

Les bénéfices supplémentaires

L’impact de la digitalisation ne se limite pas au coût d’un poste de travail ou bien au taux de Flex Office. En effet, les données générées ont une grande valeur et sont sources d’économies sur d’autres postes liés à vos bâtiments ; citons par exemple la gestion énergétique ou encore l’entretien de vos locaux.

En investissant dans des technologies et des pratiques durables, comme les équipements de GTB (Gestion Technique des Bâtiments), vous pouvez réaliser d’importantes économies d’énergie. Une solution intelligente contribue à la gestion de l’éclairage, du chauffage, de la ventilation et de la climatisation, permettant ainsi une optimisation en fonction des besoins réels des espaces de travail. Cette approche vous aidera à réduire la consommation d’énergie, entraînant des économies et une empreinte environnementale réduite.

En parallèle, comme nous l’avions détaillé dans notre précédent article sur le smart cleaning, il est possible d’optimiser l’utilisation des ressources en matière d’entretien des espaces. Les capteurs intelligents et les technologies de suivi permettent de cibler les zones à fort trafic, d’ajuster les horaires d’entretien en conséquence et de minimiser le gaspillage de produits de nettoyage. Cette approche basée sur les données garantit une utilisation efficiente du personnel et des produits, réduisant les coûts d’entretien tout en maintenant des normes élevées d’hygiène et de propreté.

Nous pourrions citer également l’optimisation du volume de repas au restaurant d’entreprise et d’autres services qui ne demandent qu’à consommer la data générée.

Par ailleurs, il existe des bénéfices non quantifiables mais qui ont leur importance. L’optimisation des espaces de travail, par la digitalisation, contribue à une expérience utilisateur optimale. Des environnements de travail bien conçus, basés sur des données fiables et pertinentes, renforcent l’engagement des collaborateurs et améliorent leur productivité. De plus, la digitalisation renforce votre marque employeur en créant un environnement de travail attractif. D’après une enquête réalisée en mai et juin 2023, 94% des répondants, porteurs de projets, estiment avoir donné envie aux équipes de revenir au bureau grâce à ces réaménagements dans le cadre du Flex Office. Ces optimisations ont permis de rendre leur espace de travail plus utile (92%) et plus favorable au bien-être des collaborateurs (84%).

Sources :

• https://www.l-expert-comptable.com/a/52676-le-retour-sur-investissement.html
• https://www.republik-workplace.fr/strategies/environnement-travail/pratiques/en-hausse-de-9-4-le-cout-d-un-poste-de-travail-atteint-13-600-euros.html
• https://www.republik-workplace.fr/amenagement/archi-space-planning/pratiques/mais-au-fait-pourquoi-les-entreprises-reamenagent-leurs-bureaux.html?nl=193945&utm_source=email&utm_id=193914&utm_campaign=newsletter-workplace-2023-11-08