Qu’est ce que le Flex Office ?

L’idée du Flex Office repose avant tout sur la constatation que les collaborateurs ne sont pas présents sur site tous les jours, d’autant plus avec l’introduction du télétravail. Les places de bureaux sont plus ou moins inoccupées et il y a donc une optimisation possible de la surface totale afin de réduire les coûts d’exploitation du bâtiment et son impact environnemental.

L’espace de travail propose un nombre de bureaux inférieur aux nombres d’employés défini selon un ratio de taux d’occupation moyen prenant en compte les habitudes de télétravail et de présence des collaborateurs.

En terme d’aménagement, on retrouve le plus souvent des espaces ouverts qui offrent des postes de travail classiques mais aussi de nouveaux espaces, parfois ludiques, favorisant la collaboration et le travail en équipe à l’inverse du télétravail centré sur le travail individuel.

Les bonnes raisons pour passer au Flex Office ?

Disons-le franchement, le Flex Office n’a pas toujours bonne réputation et peut être perçu par les usagers comme une régression par rapport au modèle de bureau attitré et cloisonné. Pourtant, il y a de bonnes raisons d’adopter le Flex Office et pas uniquement économiques. La clé est de considérer sincèrement ces bonnes raisons et d’y faire adhérer l’ensemble des parties prenantes. Commençons par les détailler.

Favoriser le travail en équipe et la créativité

A l’heure des nouvelles méthodes de travail, et notamment la gestion de projet en mode Agile, on voit très souvent des équipes à “géométrie variable”. Il est donc primordial que l’environnement de travail puisse s’adapter à ces évolutions. Prenons un exemple concret : une équipe projet doit renforcer ces effectifs ponctuellement pour rattraper un retard. Ce renfort peut se faire avec des collaborateurs du même site aux compétences équivalentes venant d’autres équipes travaillant sur des sujets connexes. Si les espaces de travail sont suffisamment “flexibles” pour permettre à cette équipe étendue d’être co-localisée sur un laps de temps donné, le travail n’en sera que plus efficace, les échanges plus simples, directs et rapides.

Le corollaire d’un meilleur travail en équipe est de favoriser la créativité. Bénéficier de postes de travail non assignés permet évidemment de s’adapter aux effectifs changeants des équipes, comme on vient de le voir, mais permet aussi, à l’inverse, pour un collaborateur d’être aux côtés d’autres équipes avec lesquelles il n’est peut-être même pas amené à travailler. Et cela permet de découvrir d’autres ambiances, peut-être même d’autres méthodes de travail, et d’en changer à volonté ; bref, de sortir de sa routine, et par conséquent, enrichir son potentiel créatif.

S’adapter aux nouveaux besoins des travailleurs

Prenons un autre angle, plus individuel : si l’on considère l’ensemble des tâches et activités d’un collaborateurs, elles peuvent requérir une grande variété de postures et de méthodes. Certaines nécessiteront de s’isoler pour se concentrer, d’autres au contraire de travailler en équipe justement, d’autres encore de se connecter à distance, etc. Là encore, si l’environnement de travail peut faciliter et supporter la transition simple et fluide entre ces différentes activités, alors la qualité du travail et la qualité de vie au travail n’en seront que renforcées.

Optimiser son empreinte immobilière

Évidemment, dans ce contexte, on considérera le télétravail comme un complément au Flex Office. Le collaborateur y gagne un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Le gestionnaire immobilier optimise ses m².

On comprend aisément que l’augmentation du télétravail fait baisser le taux de présence sur site et par là-même le ratio bureau/employé. Diminuer le nombre de bureaux disponibles permet donc de diminuer la surface totale et les coûts associés.

Tout l’enjeu consiste à appliquer le meilleur ratio qui permet ces réductions de coût tout en respectant les nouveaux besoins des collaborateurs et des équipes. Mais chaque fonction et chaque équipe de l’entreprise est différente, et un ratio unique appliqué à tous n’est pas adapté. Cette variabilité des besoins est renforcée par l’évolution du monde du travail et l’introduction massive du télétravail : entre un commercial et un développeur informatique travaillant dans une Scrum Agile, les façons de travailler, le recours au télétravail et les besoins en terme de bureaux ne sont pas les mêmes. Appliquer le même ratio à tous est donc au mieux une sous optimisation, au pire un facteur d’insatisfaction fort auprès d’une partie des collaborateurs pouvant générer des problèmes plus graves sur le bien-être et la motivation des collaborateurs, voir même faire capoter le projet de transformation Flex Office.

C’est pourquoi il est important d’identifier les risques et de considérer les bonnes pratiques pour un passage Flex Office réussi.

Les risques du Flex Office

La perte du bureau attitré et le manque de personnalisation du poste de travail peut entraîner la perte de repère pour certains collaborateurs. L’engagement des salariés peut être affecté car ils peuvent ressentir le flex office comme une déshumanisation du travail. Cette organisation peut aussi entraîner des difficultés dans l’intégration des nouveaux collaborateurs qui peuvent rapidement se sentir isolés. Il est donc primordial de protéger et renforcer la cohésion d’équipe lors de l’agencement du flex office.

Le flex office peut aussi représenter un frein supplémentaire dans la journée de travail des collaborateurs lié à la difficulté de trouver une place adéquate et une perte de temps additionnel. Le flex office est souvent attaché à la peur du manque de place et aux dérives du type “Premier arrivé, premier servi”. Il convient donc de mettre en place les outils pour garantir une place aux salariés sur site et faciliter la localisation et la réservation des bureaux.

Le flex office est aussi attaché à la peur d’un environnement de travail trop bruyant: un exemple étant les appels des commerciaux et managers dérangeant les équipes techniques ayant besoin de calme pour effectuer leur travail. Il est ici nécessaire d’adapter et organiser les espaces et les équipes par rapports aux besoins des différentes fonctions.

Les bonnes pratiques d’une transition Flex Office

Impliquer les collaborateurs

En tout premier lieu, il est indispensable d’impliquer les collaborateurs, et ce le plus tôt possible, dès le début du projet. Les moyens d’y parvenir sont assez classiques, il peut s’agir par exemple de mettre en place des groupes de travail en charge de sujets concrets, comme l’aménagement des zones de détentes, l’équipement des salles de réunion, le test des éléments de mobilier (bureau, chaise, etc.).

Les membres de ces groupes de travail auront aussi le rôle d’ambassadeur du projet auprès de leurs collègues.

Les points d’information et d’échanges réguliers et à destination de tous les collaborateurs sont aussi un outil simple à mettre en oeuvre. Au-delà d’informer sur l’état d’avancement du projet, l’objectif est aussi de permettre aux collaborateurs d’exprimer leur ressenti, craintes, désirs, besoins et de poser toutes les questions.

La clé d’une implication réussie tient plus dans la volonté sincère des initiateurs du projet que dans les méthodes utilisées. Un contre-exemple trivial serait par exemple de continuer à réserver des espaces “privatifs” à certains managers/dirigeants quand tous les autres collaborateurs passent au Flex Office. Le passage au Flex Office requiert donc un certain degré d’horizontalité.

Informer/consulter les instances représentatives

Malgré tout, les entreprises évoluent dans un environnement structuré par la loi, le code du travail et dans ce contexte, il n’est donc pas inutile de rappeler que l’information/consultation auprès des instances représentatives dans l’entreprise est indispensable.

Et au-delà des étapes obligatoires de consultation, ces instances sont compétentes sur une variété de sujets en lien avec un projet de passage en Flex Office. On peut citer entre autres, la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) qui pourra intervenir, par ses préconisations, sur les thématiques de la sécurité et plus généralement sur la qualité de vie au travail. Voir aussi notre billet de blog sur Le Smart Office, un enjeu de santé et sécurité au travail.

Les outils du Flex Office

Le Flex Office implique naturellement un changement de l’organisation du travail et des process associés. Et ces changements peuvent être supportés par un logiciel de gestion d’espaces partagés et des bureaux intelligents.

Un enjeu majeur d’un projet de Flex Office est de pouvoir piloter finement la transformation et l’attribution des espaces en prenant en compte les besoins réels de chaque équipe, de chaque type de collaborateur et d’identifier les opportunités d’optimisation des espaces.

Mesurer, identifier les opportunités, appliquer les changements… puis recommencer : c’est là que la digitalisation des espaces de travail et l’introduction d’une application de Flex Office permet de systématiser une adaptation en continu des espaces de bureaux.

Si auparavant, les projets de transformation Flex Office étaient basés sur un ratio unique calculé à priori, une solution Flex Office va permettre aux gestionnaires de piloter dans le temps l’adaptation des espaces en fonction de la croissance de l’entreprise et des besoins de chacune des équipes à partir de données de réservation et d’occupation factuelles.

Pour les collaborateurs, le fait de ne plus avoir de bureau attribué est déstabilisant au premier abord et la vie de l’équipe s’en trouve potentiellement affectée. Une application pour réserver et organiser l’espace permet aux collaborateurs de mieux se projeter dans ces nouveaux espaces: la vie d’équipe et la motivation des collaborateurs sont alors renforcées.

Les pièges du Flex Office

Ceci dit, l’outil ne garantit évidemment pas un passage au Flex Office réussi. C’est l’un des pièges à éviter.

Ne s’appuyer que sur les outils

On voit encore trop souvent l’introduction d’un outil de gestion du Flex Office comme la réponse unique ou du moins première aux besoins et questions des collaborateurs dans cette situation de changement.

C’est une erreur d’abord parce que l’implémentation et l’utilisation de cet outil arrivent en général dans les dernières étapes du projet et donc trop tard pour espérer une adhésion et même une implication forte des collaborateurs.

On en revient donc à notre premier point : impliquer, au plus tôt, tous les collaborateurs. Mais là aussi, attention au piège…

L’implication des collaborateurs

On comprend que, pour les organisations, l’optimisation des coûts d’exploitation est une raison forte pour le passage au Flex Office. Mais si c’est la seule raison (affichée ou pas), alors l’adhésion et le succès du projet sont compromis.

Ne pas considérer les autres “bonnes raisons” citées plus haut et ne pas mettre en oeuvre les changements associés pour réellement favoriser le travail d’équipe, la créativité, et répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs, ne fera qu’accentuer la résistance au changement.

Et pour y pallier, on a là les thématiques à mettre entre les mains des collaborateurs en leur donnant le niveau adéquat d’autonomie et de pouvoir de décision dans la mise en place de ces changements.

Suivi de projet Flex Office

Évidemment, tout ne s’arrête pas une fois le nouvel environnement en place. Il faut maintenir l’implication des collaborateurs, via les groupes de travail mis en place pour le projet par exemple, afin de recueillir les premiers retours d’expérience et de réaliser les premiers ajustements si nécessaire.

Il est aussi important de mentionner que sur ce type de projet de passage au Flex Office, la courbe du changement s’étend en général sur une période assez longue (de plusieurs mois à 1 ou 2 ans). D’où l’importance de maintenir le dialogue avec les collaborateurs-usagers et de se laisser la possibilité de faire certains ajustements en termes d’aménagements et d’organisation.

Mesurer pour continuer à adapter

C’est en ce sens, qu’un bon outil de gestion du Flex Office saura vous donner une vision précise et fiable de l’utilisation des espaces. Ainsi, en s’appuyant sur des métriques pertinentes, vous trouverez des leviers et des opportunités pour réaliser les optimisations nécessaires.

C’est là un bénéfice majeur de notre solution qui intègre des rapports sur mesure pour suivre vos indicateurs de performance. Voir aussi notre page dédiée aux Statistiques d’occupation des espaces.

Comité de suivi du Flex Office

Le Comité Social et Économique (CSE), dans son rôle de relai de l’expression des salariés et de référent dans l’organisation générale de l’entreprise, ainsi que la direction de l’entreprise, aura tout intérêt à mettre en place un comité de suivi afin d’analyser les indicateurs clés du Flex Office et participer à l’adaptation des règles et à la réorganisation des espaces et des équipes.