Beaucoup d’entreprises l’observent, le travail hybride post-covid a engendré de nombreux bouleversements dans l’utilisation et l’occupation des bureaux. Ils sont vides en début et fin de semaine et surchargés en milieu de semaine avec un pic le mardi. Mais la situation réelle peut-elle se résumer aussi trivialement ; sans doute, non. Car, les usages et les besoins des collaborateurs, lorsqu’ils viennent au bureau, ont aussi évolué et incitent les entreprises à repenser les aménagements. Et dans ce cas, la première question qui se pose est quels réaménagements et surtout sur quel périmètre, que ce soit en surface ou nombre de postes de travail. C’est là que la mesure d’occupation entre en jeu car être capable de comprendre la situation actuelle permet de mieux appréhender les évolutions possibles et nécessaires.

Nous allons donc voir dans cet article quelles sont les bénéfices et objectifs de la mesure d’occupation, quelles en sont les différentes méthodes et comment les sélectionner en fonction de critères pragmatiques suivant les objectifs attendus.

Pourquoi mesurer l’occupation de vos espaces ?

La mesure d’occupation peut s’avérer pertinente dans différents cas de figure. Nous pouvons en distinguer deux principaux.

Tout d’abord, comme nous venons de l’évoquer, mesurer l’existant permet de mieux préparer l’avenir, dans le cas d’un déménagement par exemple ou réaménagement. Dans ce cas, nous pourrons considérer une mesure d’occupation ponctuelle sur une période donnée. Ainsi, une campagne de mesure précise et sur une période suffisamment longue (plusieurs semaines à quelques mois) permettra donc de confirmer ou infirmer des observations empiriques et d’objectiver des ressentis le plus souvent parcellaires.

Un objectif poursuivi par nombre d’entreprises actuellement, consiste à réduire les surfaces de bureaux, pour répondre aux conséquences de l’adoption massive du télétravail.

L’autre champ d’application de la mesure d’occupation se conçoit en continu, voir en temps réel, et vient en support des activités de gestion au quotidien des locaux d’entreprise. Prenons par exemple la gestion de la restauration collective qui peut s’avérer être un véritable casse-tête lorsque l’entreprise est confrontée à de fortes fluctuations d’occupation selon les jours de la semaine. Nous comprenons aisément ici l’intérêt de la mesure d’occupation au jour le jour, pour construire un historique, permettant à terme d’anticiper la fréquentation du restaurant d’entreprise et, de minimiser ainsi le gâchis de denrées alimentaires et au final de budgétiser au plus juste cette activité. Un autre exemple, où la mesure en continu est intéressante, mais cette fois-ci en considérant une mesure en temps réel : il s’agit de l’optimisation des performances énergétiques. Concrètement, cela permet d’ajuster le chauffage, la ventilation ou encore l’éclairage en fonction de la présence réelle dans les locaux. Dans ce cas le système de mesure et de remontée de présence sera connecté au système de gestion technique du bâtiment (GTB) comme nous l’avons décrit dans un de nos précédents articles dédié au décret BACS.

En complément de ces objectifs économiques, il est un autre domaine où la mesure d’occupation en temps réel, et son corollaire, la détection de présence, aura un impact : l’expérience collaborateur. En effet, dans le cas du Flex-office, il est rassurant de connaître l’état d’occupation des locaux, simplement pour s’assurer de trouver une place libre par exemple. Cela va aussi faciliter la collaboration en permettant de localiser ses collègues sur site, ou encore fluidifier l’affluence au restaurant d’entreprise en renseignant sur les périodes de pointe.

Au travers de ces différents exemples et objectifs, nous comprenons que le champ d’application de la mesure d’occupation est assez large et par conséquent que différentes méthodes seront à considérer. C’est ce que nous allons voir dans le chapitre suivant.

Quelles sont les différentes méthodes de mesures ?

Commençons par la méthode historique, à savoir le comptage manuel. Cela peut paraître un peu archaïque mais c’est une méthode encore utilisée ; des sociétés spécialisées proposent ce type de prestations et elle a le mérite d’être relativement simple à mettre en œuvre. Le principal inconvénient du comptage manuel réside dans son caractère ponctuel et ne donnera donc qu’une vision partielle de la situation. Pour minimiser cet aspect, il faut augmenter à la fois la fréquence et la période de comptage, augmentant de fait le budget à y consacrer. Un autre biais qu’il convient de considérer est que cette méthode peut engendrer un comportement « inhabituel » des collaborateurs qui viendrait fausser les résultats. Pour le dire simplement, certains collaborateurs, pouvant avoir le sentiment d’être « surveillés », pourraient se rendre plus « visibles » lors de ces campagnes de mesure, ce qui se traduirait par une surestimation de l’occupation réelle.

Plus fiable et moins intrusive, le comptage de flux est une méthode souvent utilisée lorsqu’elle s’appuie sur une infrastructure et des équipements existants. Le plus simple à mettre en œuvre consiste à récupérer les données des systèmes de contrôle d’accès du bâtiment (portiques, badges, etc.) lorsqu’ils existent évidemment. En contrepartie, ses usages sont assez limités étant donné le faible niveau de granularité. Il sera donc possible de mesurer l’occupation à l’échelle de l’espace où se trouve le contrôle d’accès, i.e. dans la majorité des cas, le bâtiment. Pour augmenter la granularité, et donc mesurer l’occupation d’espaces non soumis à contrôle d’accès, il faudra utiliser des équipements spécifiques de mesure de flux, tels que des caméras thermiques ou autres capteurs adaptés. La contrainte étant d’équiper toutes les zones d’accès de l’espace donné pour être sûr de prendre en compte toutes les entrées et sorties de personnes. Le cas d’usage typique de cette méthode consiste donc à mesurer l’occupation d’un espace le plus souvent assez vaste et dont les entrées/sorties sont bien identifiées, donc bien adaptée pour des mesures d’affluence du restaurant d’entreprise par exemple.

Afin d’augmenter encore la granularité, pour mesurer l’occupation des postes de travail par exemple, il faudra utiliser des capteurs de présence. La plupart sont auto-alimentés ce qui facilite leur installation et s’appuient sur différentes technologies. Nous pouvons en distinguer deux principales : la détection de mouvement, pour des capteurs infra-rouge par exemple, et la mesure thermique, via les capteurs dits thermopile. S’agissant de mesurer la présence à un bureau, notre préférence va à la seconde technologie. En effet, une personne assise à son bureau est en général assez statique et un capteur de mouvement peut donc s’avérer assez souvent « aveugle » s’agissant de détecter la présence. L’utilisation de capteurs de présence sera donc considérée comme la méthode la plus précise mais aussi une des plus onéreuse puisqu’elle impose d’installer un capteur par position de travail.

Enfin, d’autres méthodes existent, pouvant offrir tout autant de précision mais à un moindre coût, car s’appuyant sur un des principes de la « low-tech », à savoir ré-utiliser l’existant. Concrètement, il s’agit de détecter la présence des équipements informatiques du collaborateur sur la base des connexions réseau, que ce soit filaires ou Wi-Fi. Cette méthode présente de nombreux avantages : pas de matériel supplémentaire à installer ni à opérer, un coût maîtrisé et une grande fiabilité, surtout lorsqu’on considère la détection via la connexion Ethernet. Reste un frein malgré tout : cette méthode nécessite l’accès au Système d’Information de l’entreprise et requiert de se conformer aux règles et process de sécurité notamment.

Nous le voyons donc, il existe une multitude de méthodes pour mesurer l’occupation des espaces tertiaires, chacune avec ses avantages et inconvénients qu’il conviendra d’évaluer au regard des cas d’usages et objectifs visés. la prochaine étape consiste donc à définir les principaux critères permettant de choisir la méthode la mieux adaptée à ces objectifs.

Quels sont les critères de sélection à prendre en compte ?

Une fois que vos objectifs sont définis, à savoir quels sont les cas d’usages et pour quelle(s) finalité(s) vous avez besoin de mesurer l’occupation, un des premiers critères à évaluer est le niveau de précision attendu. Par exemple, il est aisément compréhensible que souhaiter réguler l’affluence de la cafétéria aux heures du déjeuner, ne requiert pas le même niveau de précision que l’optimisation du nombre de postes de travail dans le cadre du travail hybride. Concrètement, la question à se poser est à quelle échelle avons-nous besoin d’avoir une valeur d’occupation : le bâtiment, un étage, une zone, une pièce ou à la granularité maximum, i.e. la place de bureau. Il est donc question ici de précision spatiale qu’il faudra compléter par une évaluation temporelle. En effet, la mesure peut-elle être ponctuelle, ou doit-elle être continue et dans ce cas à quel rythme : une fois par jour, à la demi-journée, toutes les heures, toutes les 10 minutes, jusqu’au quasi-temps réel.

Le second critère très lié à celui-ci, est évidemment le coût. Attention, cependant, aux raccourcis trop rapides : une précision élevée n’engendrera pas nécessairement un coût élevé, comme nous l’avons vu avec la méthode basée sur les principes de la Low-tech. Il s’agira aussi de prendre en compte tous les aspects et étapes du projet de mise en œuvre d’une mesure d’occupation. A savoir, le coût du matériel de mesure évidemment, mais aussi le cas échéant, le coût de configuration, d’installation et d’opération/maintenance. Enfin, en rapport avec ces étapes projet, il sera nécessaire d’évaluer la facilité de mise en œuvre de la solution comme critère supplémentaire. En résumé, nous vous proposons dans le tableau ci-dessous, une évaluation des différentes méthodes de mesure d’occupation en fonction des critères que nous venons d’évoquer.

Il est important de le rappeler : l’interprétation de ce tableau de synthèse devra se faire en considérant les cas d’usages et les objectifs à atteindre. Nous le constatons, il n’y a pas de solutions parfaites mais des options plus ou moins bien adaptées à chaque situation.

Un dernier élément à prendre en compte dans ce contexte d’évaluation de solutions de mesure d’occupation : pour les besoins de description et mise en comparaison des différentes méthodes, nous les avons considérées ici séparément ; mais, bien évidemment, il peut s’avérer pertinent de combiner plusieurs méthodes pour atteindre l’objectif visé. Par exemple, s’agissant de mesurer l’occupation des postes de travail et salles de réunion ; nous pourrons choisir la méthode de détection de connexion via Ethernet pour les postes de travail, combinée à des capteurs de présence, voire de comptage, dans les salles de réunion (sachant que les collaborateurs n’ont pas systématiquement leur PC en réunion ou ne le connectent pas au réseau Ethernet). L’objectif étant d’obtenir le meilleur compromis précision, coût et facilité de mise en œuvre.

Sources :

• Systèmes de comptage de personnes, lequels choisir
• Systèmes de comptage de personnes , les nouveautés